Portada › Blog › Cómo se rellena un DeCA, campo a campo

Cómo se rellena un DeCA, campo a campo

El contenido del documento de control no es libre: está cerrado en el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012, que enumera ocho menciones. Ni una más hace falta, y faltar alguna de las esenciales es justo lo que se sanciona. Esto es qué va en cada una, quién responde si sale mal y los cuatro campos que mucha gente añade por costumbre y la norma no pide.

Publicado el 6 de octubre de 2026

Las ocho menciones, y quién responde de cada una

La parte que casi nunca se cuenta es la segunda columna. El artículo 7 de la misma Orden —modificado por la Orden TRM/282/2026, de 25 de marzo— no habla de quién escribe el dato, sino de quién responde de que sea exacto. Y lo reparte por letras:

Campo por campo, con lo que se suele fallar

a) El cargador contractual

Razón social, NIF y domicilio. Es la única de las ocho menciones que pide domicilio, y es la que más veces se queda a medias. Ojo con el concepto: el cargador contractual es quien contrata el transporte en nombre propio, que no siempre coincide con quien físicamente carga la mercancía ni con quien la va a recibir.

b) El transportista efectivo

Razón social y NIF, sin domicilio. «Efectivo» es la palabra importante: el que realmente hace el porte. Si hay subcontratación, el que figura aquí es quien pone el camión, no el intermediario.

c) Origen y destino

La norma pide el origen y el destino del transporte, no la dirección postal completa del almacén ni los datos del destinatario. Localidad de carga y localidad de descarga cumplen.

d) Naturaleza y peso de la mercancía

Dos datos, y los dos hacen falta. «Naturaleza» es la descripción de qué se mueve —no hace falta nomenclatura arancelaria ni código alguno— y «peso» es el de la mercancía transportada. Es el campo donde un «varios» o un «mercancía general» a secas deja el documento incompleto.

e) Autorización especial de circulación

Solo cuando el transporte la necesita, por masas o dimensiones que exceden lo reglamentario. En un porte ordinario esta mención simplemente no aplica, y dejarla vacía no es un defecto.

f) La fecha

La norma dice «fecha», no fecha y hora. En el DeCA digital la hora aparece igualmente, pero por otra vía: la Resolución de 5 de junio de 2026 exige que la fecha y la hora de creación y de modificación vayan como metadatos del PDF.

g) La matrícula del vehículo

Literalmente, «matrícula del vehículo utilizado», en singular. Conviene decirlo claro porque circula mucho la idea de que hay que poner la de la cabeza tractora y la del remolque: el artículo 6 no la pide y la Resolución de 2026 tampoco la menciona. Ponerla no estorba; darla por obligatoria lleva a rechazar documentos que están bien.

h) Observaciones

Van a petición de parte: no es un campo de notas internas, es el hueco donde cargador o transportista hacen constar algo que les interesa que quede escrito. Reservas sobre el estado de la mercancía, esperas, condiciones de la carga. Si nadie pide nada, se queda vacío.

Los cuatro campos que el DeCA no lleva

Esta es la parte que ahorra más discusiones. El artículo 6 no pide destinatario, no pide expedidor, no pide precio y no pide firma. Nada impide añadirlos —caben en observaciones o en el diseño del documento—, pero no son contenido obligatorio y su ausencia no es un defecto.

Quién lo tiene que emitir y quién lo tiene que llevar

El artículo 4 obliga a los dos: transportista efectivo y cargador contractual. No es «del transportista» ni algo que el cargador firma de favor; la obligación documental es compartida, y por eso el reparto de responsabilidad del artículo 7 tiene sentido.

Y antes de rellenar nada, merece la pena comprobar si el transporte está siquiera dentro: el artículo 2 excluye los transportes que no necesitan título habilitante preceptivo, las mudanzas, los vehículos accidentados o averiados transportados en vehículos especiales y la paquetería entendida como «reducido número de bultos que puedan ser fácilmente manipulados por una persona». Está desarrollado en quién está exento del DeCA.

Desde el 5 de octubre de 2026 el relleno es digital

Las ocho menciones no han cambiado; lo que ha cambiado es el soporte. La Ley 9/2025, de 3 de diciembre, en su disposición transitoria octava, dio diez meses desde su entrada en vigor —5 de diciembre de 2025— para que el documento de control pase a ser digital. Ese plazo venció el 5 de octubre de 2026.

La Resolución de 5 de junio de 2026 fija cómo tiene que ser el fichero, y aquí es donde un documento bien rellenado puede seguir siendo inválido:

• PDF de 5 MB como máximo, con la fecha y hora de creación y modificación en los metadatos.
• Nativo digital: «no serán válidos los ficheros obtenidos a partir del escaneo de un documento existente en papel o de imágenes digitalizadas». Rellenar a mano y fotografiarlo no vale.
• QR dentro del propio PDF, con la URL de descarga.
• Esa URL, en HTTPS con TLS 1.2 o superior y sin credenciales: «no será válida ninguna URL que dirija a una página web que requiera credenciales o autenticación, ni que incorpore botones de descargas u otros elementos que impliquen una interacción manual». Un enlace a una carpeta compartida que pida iniciar sesión incumple.
• La descarga puede desactivarse a los 7 días naturales del fin del servicio, pero el documento hay que conservarlo un año (artículo 9), a disposición de la Inspección.

Si lo rellenas mal, qué hay en juego

El artículo 141.17 de la LOTT tipifica «la carencia, falta de diligenciado o falta de datos esenciales de la documentación de control», y añade que incurre en ella la empresa que no vele porque los conductores dispongan de esa documentación «en formato papel o electrónico». El artículo 143.1.d) la sanciona con multa de 401 a 600 euros. No es solo no llevarlo: llevarlo sin datos esenciales entra en el mismo cajón. Los detalles, incluida la reducción del 30 % por pago anticipado y lo que se renuncia al usarla, están en multas por no llevar el DeCA.

¿Hace falta una plataforma para esto?

No necesariamente, y conviene decirlo. El Ministerio de Transportes ofrece su propia plataforma SIMPLE con un módulo de DeCA, es gratuita, y si emites pocos documentos al mes probablemente te sobre con ella. Lo que aporta una herramienta propia es el volumen y la vía de entrada: que el conductor no tenga que teclear nada.

Preguntas frecuentes

¿El DeCA tiene que llevar firma?

No. El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 enumera ocho menciones y entre ellas no está la firma, ni el destinatario, ni el expedidor, ni el precio. Añadirlos no estorba, pero su ausencia no es un defecto.

¿Hay que poner la matrícula del remolque?

No. La norma dice literalmente «matrícula del vehículo utilizado», en singular. Ni el artículo 6 ni la Resolución de 5 de junio de 2026 piden la del remolque, pese a lo extendida que está esa idea.

¿Quién responde si un dato del DeCA sale mal?

Depende de la letra. El artículo 7 reparte la responsabilidad: el cargador contractual responde de la exactitud de los datos de las letras a) a d) y el transportista efectivo de las e) a g); de las observaciones, quien las haya pedido.

¿Puedo añadir campos que la norma no pide?

Sí. El artículo 6 fija un contenido mínimo obligatorio, no una plantilla cerrada: nada impide incluir el destinatario, el precio o una firma si a las partes les sirve, y caben en las observaciones o en el diseño del documento. Lo que no se puede es omitir alguna de las ocho menciones que sí exige.